重庆工商大学青年志愿者协会档案管理制度
档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。
一、常档案工作办法
重庆工商大学青年志愿者协会档案是青年志愿者协会组织干部管理、教育、活动等工作开展多积累的文字与图像声像资料，是本协会至关重要的公共财产。档案的内容不得随意公示、复制。
青年志愿者协会档案是由秘书处分类统一管理，各部门的档案由各部门部长管理，秘书处监督其管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案，最后交由秘书处汇总，核查。各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份叫秘书处存档，以备查找。
档案的形式要求：对于各部门档案，应有文本和电子档案两种版本。对于磁盘、磁带等介质，应向秘书处索取档案袋，待总结完后一并上缴。
档案上缴日期：在该活动结束后一周内。
档案上缴时由秘书处签收。
二、档案内容要求:
（一）人事档案包括个人履历简历、年度工作鉴定，以及其它有关材料有会长团负责考核记录。
个人履历简历是青年志愿者协会成员的基础档案，有有关个人及部门填写。
年度工作鉴定是对青年志愿者协会干部每年工作的评定，一式三份，每年由青年志愿者协会送一份到被坚定人所在学院，作为综测加分的依据之一。
工作坚定是对青年志愿者协会干部免职或工作期满时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入其档案。
（二）工作档案包括青年志愿者协会各部门的档案，学校及其校团委颁发的文件和其它相关档案，有秘书处整理保管。
各部门将其各项工作指使、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，有会长团定期检查并交给秘书处整理后将重大事项列入工作目录，包括帐目，现金收支表、各种相关数据、表格等。详见财务制度。
（三）活动档案
活动档案内容包括活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果；活动新闻稿照片等各种文字与图像资料。活动结束后有主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时交秘书处归档。
三、档案查阅办法
查阅要求
1）各部门可以根据工作所需向秘书处借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
2）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，会长团会做出相应的警告、批评。
3）查阅前请对照秘书处档案清单，明确档案名称及档案号。
4）认真填写索档单，并由部长以上签名。
5）各部在指定时间办理查档手续，并同时告知秘书处归还日期。
6）档案阅毕后请及时归还，过期不还秘书处有权进行查询并作相应处理。
重庆工商大学青年志愿者协会
2004年10月
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